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Kim Nena Duggen

Lernen durch Corona_Link

Was können wir durch die Corona-Krise über Organisationen lernen?

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Gestern klagte mir ein Bekannter sein Leid bezüglich der aktuell laufenden Planungsrunden für 2021 innerhalb seiner Organisation (Konzern mit rund 80.000 Angestellten weltweit). Die Mitarbeitenden seiner Abteilung würden sich beschweren, dass es so schwierig sei, Ziele und Kennzahlen für das nächste Jahr abzugeben, da ja alles grad so chaotisch und ungewiss ist. Sie würden sich nun wünschen, dass das Management einfach Ziele vorgibt. Der eigene Bottom-Up-Prozess würde ja in der aktuellen Situation überhaupt nicht passen. „Die da oben“ müssten doch wissen, was strategisch möglich ist. Außerdem würden die Pläne, die man da jedes Jahr entwickelt, ja sowieso nie greifen. Aber der Planungsprozess solle doch endlich abgeschlossen werden, damit man endlich wieder in Ruhe arbeiten kann…

Diese Anekdote zeigt aus meiner Sicht sehr deutlich, dass chaotische und vor allem komplexe Situationen (angelehnt an das CYNEFIN-Framework) wie die aktuelle Corona-Krise ganz neues Denken und Handeln erfordern. Die „alten“ Prozesse und Vorgehen greifen nicht mehr.

Ganz im Gegensatz zu den Mitarbeitenden des Konzerns bin ich der Überzeugung, dass Bottom-up-Ansätze eine sehr gute Idee sind, um in schwer kontrollierbaren Situationen handlungsfähig und wendig zu werden. Nur sollten diese Bottom-Up-Ansätze eben nicht in starre Planungsprozesse eingebettet sein, die auch unabhängig von Krisen selten hilfreich sind. Geeigneter wäre es, zu ermöglichen, situationsgerecht zu experimentieren und heraus zu arbeiten, was aktuell ein guter nächster Schritt sein könnte. Dies können Mitarbeitende im Tagesgeschehen, im direkten Kontakt mit (internen oder externen) Kunden und mit direktem Feedback zum Erfolg von Maßnahmen wesentlich besser gestalten, als ein „weit entferntes“ Management. Es ist spannend, welche Erkenntnisse gerade in der Krise entstehen und welche Konsequenzen daraus gezogen werden. Wird Corona als Chance begriffen, die eigene Krisenrobustheit zu stärken oder gehen wir zurück zu Altbewährtem, weil wir nichts anderes in petto haben?

„Lernen durch Corona“ heißt unsere Initiative für alle, die auf der Suche nach Impulsen und Erfahrungen sind. Wir haben gemeinsam mit unserem Kooperationspartner OrgaNeo Wissenschaftler, Organisationsvertreter und unser Netzwerk befragt, was sie gerade lernen und was anderen daran helfen könnte.

Erfahren Sie mehr über die Kampagne und wie Sie sich anmelden können. Profitieren von unseren exklusiven Einblicken, Hintergründen und Perspektiven und leiten Sie ihren eigenen Weg daraus ab:

 

 

Infos & Anmeldung

Was tun gegen die Videokonferenz-Müdigkeit? – Kim Nena Duggen im Interview

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Tipps und nützliche Hinweise zu Online-Meetings von Kim Nena Duggen

 

„Was tun gegen die Videokonferenz-Müdigkeit?“
Kim Nena Duggen und Inga Hoeltmann
Gespräch und Erfahrungsaustausch zu Online-Meetings und Videokonferenzen
veröffentlicht am 19. Mai 2020
Accelerate Academy (Vimeo)

Das Thema Online-Meetings ist gerade in aller Munde. Gleichzeitig werden Stimmen darüber laut, wie anstrengend diese sein können. Und dabei kritisieren Mitarbeitende, dass alles, was vorher ein analoges Meeting war, einfach nach virtuell rübergeschaufelt wird. Kein Wunder, dass bei vielen mittlerweile ein echter Überdruss eingesetzt hat.

Unsere Kollegin Kim Nena Duggen hat in dieser Woche in einem Live-Impuls mit der Journalistin und New-Workerin Inga Hoeltmann darüber gesprochen, was wir dem entgegen setzen können.

Neben diesen Impulsen bieten wir außerdem ein weiteres Makro-eLearning zum Thema schmerzfreie Online-Moderation in der nächsten Woche an: Remote Moderation – Basics (90 min)

Hier könnt ihr das vollständige Interview auf Vimeo nachschauen:

 

Zum Live-Impuls

Online-Meetings – warum sind die so anstrengend?

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…und was können wir tun, um es besser auszuhalten?

Der Tag beginnt mit einem kurzen Kundentermin. Der Auftrag an mich: 1,5 Stunden Retrospektive mit 5 Teilnehmenden online moderieren. Danach noch ein kurzes Weekly mit meinen Kollegen. Super, dann habe ich danach ja noch einen ¾ Tag, um mich auf die nächsten Themen zu stürzen. Aber um ehrlich mit mir selbst zu sein, es fühlt sich danach eher so an, als wenn ich ein Nickerchen machen oder einen Spaziergang einschieben sollte.

Warum sind Webmeetings eigentlich so viel anstrengender als ein Treffen face-to-face? Um diesem Phänomen auf die Schliche zu kommen, habe ich ein wenig recherchiert.

Videokonferenz-Erschöpfung

Das Erlebte nennt sich neu-deutsch: „Zoom Fatigue“ (1) und lässt sich relativ leicht erklären, wenn man sich die Funktionsweise unseres Gehirns näher anschaut:

Schon Watzlawick beschrieb es folgendermaßen: „Man kann nicht nicht kommunizieren“ (2). Dies lässt sich in einer Websession hervorragend nachfühlen. Das menschliche Hirn ist innerhalb einer Unterhaltung auf einem Parallel-Thread konstant damit beschäftigt, die non-verbalen Signale seiner Gegenüber zu deuten, um angemessen darauf zu reagieren. Schließlich machen non-verbale und paraverbale Anteile einen größeren Anteil der Kommunikation aus, als der Inhalt, wenn man Mehrabians 7-38-55-Regel(3) Glauben schenken möchte (nur 7% sprachlicher Inhalt). Unabhängig davon, ob diese Werte nun exakt stimmen, ist es aber genau dieser Umstand, der uns so schlaucht.

Der Videostream, der die anderen Teilnehmenden häufig nur teilweise zeigt, in vielen Fällen sogar eine ganze Reihe weiterer Teilnehmer gleichzeitig in der Galerieansicht präsentiert, regelmäßig in eher schlechter Bild- und schlimmstenfalls sogar grausiger Tonqualität, strengt unser Hirn an, da es eine kontinuierlich geteilte Aufmerksamkeit (continuous partial attention) (1) erzwingt.

„Leistung ergibt sich aus unserem Potenzial minus unserer Störungen.“ (4)

Die konstante Belastung durch Webkonferenzen zwingt unsere Selbstregulationsfähigkeit in die Knie. Präfrontalkortex, (u.a. zuständig für Planung, Organisation und vor allem schlussfolgerndem Denken) und Amygdala (verknüpft Ereignisse mit Emotionen) laufen auf Hochtouren – unabhängig davon, ob wir uns gerade darüber austauschen, wer ein Echo produziert oder wie wir mit einer Herausforderung im Projekt umgehen wollen.

Fehlende Erfahrung in verteilter Arbeit

Das führt uns zu einem weiteren Problemkomplex: auf Grund der Corona-Krise sind viele Unternehmen gezwungen, kurzfristig auf Remote-Arbeit umzustellen. Da in vielen Fällen keine Zeit und nur wenig Erfahrung mit verteiltem Arbeiten vorhanden war, machen viele weiter wie bisher nur eben vom Home-Office aus. Das Ergebnis sind Arbeitstage mit einer langen Aneinanderreihung von Remote-Meetings, was neben mir vielleicht auch andere anstrengend finden. Außerdem erleben wir Mitarbeitende, die berichten, dass sie auf Grund der vielen Meetings gar nicht zum Arbeiten kommen. Gleichzeitig haben manche Führungskräfte Sorge, dass sie ohne Remote-Meetings nicht sicherstellen könnten, dass jeder weiß, was zu tun ist.

Ein Teufelskreis? Anbei ein paar Ideen, um den Herausforderungen der aktuellen Situation zu begegnen:

Lösungsansätze kurz-, mittel- und langfristig

Kurzfristige Lösungsansätze:
  • jedem Teilnehmenden eines Webmeetings anbieten, die Kamera auszumachen, um Energie für die Zeitpunkte zu sammeln, wo es dem/der Einzelnen wichtig ist, gesehen zu werden
  • beim Präsentieren/längeren Sprechen eines Teilnehmenden auf „Sprecheransicht“ fokussieren
  • zur Abwechslung mal zum Telefon statt zum Videotool greifen und beim Sprechen bewegen, das regt das Denken an
  • viele kurze Pausen zwischen den Meetings, um Tool-frei (!) durchzuatmen, das gelingt z.B., indem Meetings anstelle von 60 Minuten mit nur 50 Minuten eingestellt werden, aber lediglich zur vollen Stunden gemeetet wird
Mittelfristige Lösungsansätze:
  • Webmeetings auf Randzeiten des Arbeitstages legen, um den Arbeitsfluss nicht konstant zu unterbrechen
  • Webmeetings ausschließlich nutzen, um:
    • eine persönliche Verbindung zwischen den Mitarbeitenden herzustellen (informeller Austausch, Krisenintervention)
    • um komplexe fachliche Probleme, die ich nicht allein lösen kann, gemeinsam mit anderen anzugehen
    • um Arbeit zu verteilen & zusammenführen, wenn dies nicht sogar schriftlich (mittels Wiki o.ä. möglich ist)
  • statt Dailies oder Check-ins per Videokonferenz: Chat, in dem Teammitglieder kurz berichten, was sie heute vorhaben und wobei sie Unterstützung benötigen
  • einen Videostream für das Team einrichten, in dem jede(r) sich den ganzen Tag einwählen kann, wenn sie/er mal mit anderen Austausch sucht
  • Statusfunktion in Tools nutzen, um zu signalisieren, wann jemand ansprechbar oder eben nicht verfügbar ist (geht z.B. bei Teams oder Slack)
  • statt langwierigen Status-Meetings, die nur wenige im Team interessieren: ein Weekly/Monthly im Lean Coffee-Format (5) mit Whiteboardtool (z.B. Mural)

Langfristige Lösungsansätze:
  • „Maker´s Schedule“ statt „Manager´s Schedule“(6): um fokussiert arbeiten zu können, hilft es, sich im Team darauf zu verständigen, spezifische kurze Zeitfenster für Kommunikation zu blocken und dadurch große freie Blöcke für kreatives und vor allem unterbrechungsfreies Arbeiten zu erhalten, in diesen dann Mails, Social Media, etc. auf Stumm schalten und Status entsprechend einstellen
  • verteiltes Arbeiten so etablieren, dass aus der Notlösung eine Tugend wird. Dies gelingt zum Beispiel und stark verkürzt über selbstorganisierte, cross-funktionale Teams, klare Rollen und gestärkte Eigenverantwortung, weitere Informationen findest Du hier(7)

Wenn es dann doch mal ein Remote-Meeting sein muss: Um sich fokussiert, effektiv und möglichst schmerzfrei abzustimmen, bieten sich bestimmte Tools, aber vor allem auch besonders geeignete Formate und Moderations-Handwerkszeug wie insbesondere Fragetechniken in Remote-Setups an.
Dazu findet ihr hier noch mehr…

Makro eLearning - 90min Wissensbausteine

 

Quellen:

(1) –  „Zoom Fatigue“ is taxing the brain (Link)
(2) –  Paul Watzlawik (Link)
(3) – Albert Mehrabian (Link)
(4) – „Wie das Gehirn Spitzenleistung bringt“ K. Notebaert & P. Creutzfeldt
(5) – Lean Coffee (Link)
(6) – „Maker´s Schedule“ Paul Graham (Link)
(7) – Vortrag „Die Selbstorganisationsformel (Minute 5-13 auf Youtube) & Masterclass Geschäftsmodelle der Zukunft

Meta-learning: Was ich beim eLearning „Remote Moderation“ übers Lehren gelernt habe

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Die Krise erfordert neues Denken! Am letzten Mittwoch fand das erste Makrolearning (90-minütige online-Wissenshäppchen) zum Thema „Remote Moderation“ statt. In Remote versteht sich.  Hier ein Erfahrungsbericht:

Wir bei embarc sind als verteiltes Team zwischen Hamburg und Wien aufgestellt. Ich arbeite im Homeoffice, wenn ich nicht beim Kunden bin. Regelmäßig finden sowohl intern als auch mit Kunden Remote-Termine statt. Trotzdem war es eine Umstellung online Wissen zu vermitteln, nachdem ich es sonst eher gewohnt bin, softskillige Themen face-to-face zu schulen.

Check-ListVorbereitung

-auf Wiederverwendung achten: ich habe mich bewusst entschieden, Wissensbausteine auf Remote umzustellen, die jetzt – aber auch nach der Krise – für Kunden nützlich sind, um die Rüstzeiten kurz zu halten und nachhaltig zu arbeiten.

-Testen, Testen, Testen: ich habe in den letzten Tagen immer wieder verschiedene kleine Szenarien mit Kollegen und der Familien getestet. Jeder Testlauf ergab Erkenntnisse über mein eigenes technisches Set-up, den Umgang der Teilnehmenden mit der Technik und den Tools und hat vermeidbare Fehlerquellen aufgedeckt.

-Back-up Plan: da mir im Vorwege unklar war, mit welchen technischen Set-ups die Kunden teilnehmen und ob technisch alles reibungslos funktionieren wird, habe ich die Inhalte für eine Zoomkonferenz mit der Anbindung an Mural für kollaboratives Arbeiten entwickelt, hatte die Inhalte aber außerdem als Powerpoint-Präsentation vorbereitet und ein physisches Whiteboard im Raum, damit ich im Notfall hätte ausweichen können.

-Technische Störungen: da ich mich nicht um die Wissensvermittlung und gleichzeitig um während der Session auftretende technische Probleme hätte kümmern können, hatte ein Kollege „Telefondienst“ für den Notfall. Außerdem haben wir uns bereits 15 Minuten vor der eigentlichen Session im virtuellen Raum getroffen, um bei Bedarf Ton, Bild, etc. bei den Kunden einzurichten. Unsere FAQs, die einen Tag vorab geschickt wurden, enthielten außerdem Anforderungen an die Technik auf Kundenseite und haben Tipps gegeben, wie bei Störungen Abhilfe geschaffen werden kann.

Kurz vor der Session

-Zuhause Bescheid geben: Um unbeabsichtigte Cameo-Auftritte des Ehemanns zu verhindern, habe ich Zuhause abgestimmt, wann mein Büro wieder betreten werden darf.

-Tisch-Set-up: Am Schreibtisch habe ich Folgendes vorbereitet: Wasser auf Papiertuch, damit es geräuschlos abgestellt werden kann, den Laptop erhöht aufgestellt, damit die Kameraperspektive schmeichelnder ist und ich unterhalb der Kamera meine Notizen für die Teilnehmenden unsichtbar bleiben, auf einem Whiteboard neben meinem Schreibtisch hatte ich das Drehbuch (u.a. Agenda, Toolwechsel) des Trainings notiert, um dort immer wieder Orientierung und Zeitplan im Blick behalten zu können. Außerdem hatte ich vorab eine Checkliste erstellt, was kurz vor der Session bedacht werden muss (Anwendungen, außer die benötigten, schließen, Licht beachten, Hintergrund aufräumen, Handy auf Flugmodus)

Während der Session

-Zeitmanagement: remote dauert alles etwas länger, als face-to-face. Daher fand ich es hilfreich, den Techniktest mit den Teilnehmenden zeitlich mit einzuplanen und für Übungen/Diskussionen mehr Zeit als üblich zu geben, da das Sprechen und Agieren in Tools noch etwas ungewohnt ist.

-strikte Moderation: in Remote-Settings fehlt häufig die Möglichkeit, sich non-verbal abzustimmen, selbst wenn man sich per Kamera sieht. Eine Abstimmung über Gesprächsregeln, klare Reihenfolge von Redebeiträgen, etc. ist nötig. Eine offene Frage in die große Runde führt entweder zu gar keiner Reaktion oder parallelen Redesträngen. Als Trainer schule ich somit nicht nur Inhalte, sondern muss auch die Toolnutzung erklären und in Interaktionen moderieren.

Nachbereitung

-Lessons learned: direkt im Anschluss an das Event zu notieren, was ich gelernt habe und das Feedback der Teilnehmenden einzuarbeiten, war hilfreich, um nichts zu vergessen und es auch Kollegen zur Verfügung stellen zu können. Dies funktionierte hervorragend parallel zum Feierabendbier.

Abschließend

Es hat mir so gut gefallen, dass ich gleich weiter mache. Verdaubare Wissenshäppchen online zu vermitteln, sind aktuell eine tolle Möglichkeit, um Teilnehmende in der Krisensituation niedrigschwellig zu unterstützen. Auch das Preismodell „pay what you think is right“ hat hervorragend funktioniert und wird weitergeführt. Folgetermine gibt es hier.

Außerdem bin ich gespannt auf Eure Erkenntnisse in Remote-Set-Ups! Was habt Ihr gelernt?

Remote bei embarc

Interview – Kim Nena Duggen über Organisationsentwicklung und Mitarbeiterführung

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Interview – Kim Nena Duggen über Organisationsentwicklung und Mitarbeiterführung

Kim Nena Duggen im Gespräch mit New Work Heroes in Berlin
Kim Nena Duggen und Jörn Hendrik Ast
Podcast über Selbstorganisation, Mitarbeiterführung, Erfahrungswerte und mehr..
veröffentlicht am 15. Januar 2020
New Work Heroes (podcasts)

Wie kann die Idee gelingen, eine Organisation dahin zu verändern, dass Mitarbeiter freier agieren?

Kim spricht in dem Interview darüber, was Selbstorganisation und New Work für sie bedeuten und welche Erfahrungen sie in ihren Jobstationen gemacht hat. Sie gibt spannende Einblicke und Tipps, wie Du Teams motivierst, neue Organisationsformen zu lernen und aufzubauen.

Wo lauern Hürden und wie kannst Du damit umgehen? Wie kann jeder Einzelne die Organisationsentwicklung und den Change aktiv gestalten? Warum kann es beispielsweise förderlich sein, als Führungskraft die eigene Unsicherheit zu zeigen? Wo ist der Unterschied zwischen Konsens und Konsent in der Führung? Was sind Sprechdenker und warum ist Teamwork für sie essentiell?

 

 

Zum Interview

Kim Duggen über Organisationsentwicklung und mehr – im Podcast mit Lena Wittneben

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Kim Duggen über ihre persönliche Sicht auf Organisationsentwicklung im Podcast von und mit Lena Wittneben

Kim Nena Duggen im Gespräch mit Lena „There is a crack in everything – Wünsche, Ziele, Wendepunkte!“
Kim Nena Duggen und Lena Wittneben
Podcast über Organisationsentwicklung, Erfahrungswerte und vieles mehr..
September 2019
lena_wittneben

„Für mich ist Kim eine absolut positive „Sprechdenkerin“ (ihre Selbstbezeichnung), die mit maximal Herz, Hirn, Humor und Haltung intelligent-inspierende Ideen in die Welt bringt.“ (Zitat Lena Wittneben)

Was bedeutet Selbstorganisation für Kim und welche Erfahrungen hat sie in ihren beruflichen Umfeldern in den letzten Jahren gemacht? Wie haben die skandinavische und die chinesische Kultur sie beeinflusst und welche Rolle spielt ein wichtiger Sparringspartner schon seit Kindertagen in ihrem Leben? – nicht nur wenn es um Organisationsentwicklung geht.

Und wenn Sie auch noch wissen will, warum Kim beim Karaoke immer das gleiche Lied auswählt? Hören Sie selbst..

Die Selbstorganisationsformel – Kim Duggen auf dem World Usability Day Flensburg

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„Die Selbstorganisationsformel – Organisationen nutzerzentriert entwickeln“

„Die Selbstorganisationsformel – Organisationen nutzerzentriert entwickeln“
Sprecherin: Kim Nena Duggen
Beitrag auf dem World Usability Day (WUD)
14. November 2019
CIVU – Center for Interaction, Visualization, Usability an der Hochschule Flensburg, Kanzleistraße 91–93, 24943 Flensburg
#wud_flensburg

In diesem Vortrag finden Sie heraus, was die Haltung zu Pinguinen und anderen Tieren mit der wichtigsten Voraussetzung für selbstorganisierte Unternehmen gemein hat? Kim Duggen stellt mit den Teilnehmern eine Formel zur Erarbeitung der individuellen Selbstorganisations-Dosis auf: Was brauchen Unternehmen und Mitarbeiter, um sich optimal für New Work aufzustellen?

Mit dem Team-Thinking-Prozess ergänzt Kim wie es gelingt, das Gehörte partizipativ und siloübergreifend in der eigenen Praxis umzusetzen. Außerdem diskutieren wir: Was bedeuten New Work, Selbstorganisation und die eben definierte Formel für Unternehmer, Mitarbeitende, den Gesetzgeber, die Lehrenden und Lernenden unseres Landes?

Zur Veranstaltung

Kim Duggen im November beim Ministry of Worklife Meetup

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„Die Selbstorganisationsformel“
Kim Nena Duggen
Ministry of Worklife Meetup November 2019
19. November 2019, ab 18 Uhr
Ministry Group Lounge, Ministry Group Lounge, Cremon 36, 20457 Hamburg

Ministry of Worklife ist die New Work Peergroup – ein Netzwerk von Unternehmern und Führungskräften, die ihre Firmen für die Herausforderungen der Digitalisierung fit machen wollen. Ziel ist ein lebendiger Austausch zu neuen, individuellen Wegen und Möglichkeiten, um eine Organisationen zu führen.

Einmal im Monat treffen sich die Mitglieder des Ministry of Worklife zu einem intensiven Erfahrungsaustausch in entspannter Atmosphäre. Eingeleitet wird der Abend durch einen kleinen Impuls. Kim Nena Duggen geht im November der ‚Selbstorganisations-Formel‘ auf den Grund – „Traue keinem Berater mit Musterlösungen und Formeln, aber lasst uns Aspekte betrachten, die bedenkenswert sind, bevor ein Change nur um des Change Willens passiert!“.

Info & Anmeldung

Moin Moin!

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Ich bin als Organisationsentwicklerin im Bereich neue Arbeitswelten, Selbstorganisation und (IT-)Strategie unterwegs. Und seit Mitte August bei embarc mit an Bord! Wenn ich mit Menschen arbeite, die selbst etwas bewegen wollen..

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